Senin, 05 Januari 2015

Cara Memperbaiki Situasi Rapat dan Manajer



Rapat dan manajer adalah dua masalah utama dalam bisnis hari ini, terutama di kantor. Hal-hal tersebut tidak ada di luar kantor. Ada beberapa saran untuk memperbaiki situasi ini. Apa yang manajer dapat lakukan -- manajer yang tercerahkan, harapannya -- apa yang dapat mereka lakukan untuk membuat kantor menjadi tempat yang lebih baik untuk bekerja, sehingga kantor tidak menjadi pilihan terakhir, tapi pilihan pertama? Supaya orang mulai berkata, "Ketika saya ingin menyelesaikan sesuatu, saya akan pergi ke kantor." Karena kantor sangat lengkap, segalanya ada di sana agar orang bekerja di sana, tapi mereka tidak mau pergi ke sana sekarang, jadi bagaimana kita mengubahnya?

Kita semua pernah mendengar tentang hari Jumat kasual. Saya tidak tahu apakah orang-orang masih melakukannya. Tapi bagaimana dengan hari Kamis tanpa bicara. Bagaimana dengan -- ambil satu hari Kamis tiap bulan dan ambil hanya setengah hari saja misalkan dari siang. Jadi hanya dari siang, satu hari Kamis saja. Setiap hari Kamis pertama setiap bulan -- hanya dari siang -- tidak boleh ada yang saling bicara di kantor. Hening saja, hanya itu. Dan apa yang akan Anda temukan adalah banyak sekali pekerjaan yang dapat diselesaikan ketika tidak ada orang yang saling bicara. Waktu di mana orang benar-benar menyelesaikan sesuatu adalah ketika tidak ada yang mengganggu mereka, ketika tidak ada yang menginterupsi. Dan jika Anda dapat memberi seseorang -- memberi seseorang empat jam waktu tanpa gangguan itu adalah hadiah terbaik yang dapat Anda berikan kepada siapa pun dalam bekerja. Itu lebih baik daripada sebuah komputer. Lebih baik daripada monitor baru. Lebih baik daripada piranti lunak baru, atau apa pun yang biasanya digunakan orang. Memberikan empat jam waktu sunyi di kantor akan sangat berharga. Dan jika Anda mencoba melakukannya, saya pikir Anda akan setuju. Dan mungkin, saya harap Anda dapat melakukannya lebih sering. Jadi mungkin bisa dilakukan pada minggu-minggu lain, atau setiap minggu, seminggu sekali, dari siang tidak ada seorang pun yang bicara. Itu adalah sesuatu yang Anda temukan benar-benar akan bekerja.

Hal lain yang bisa Anda coba adalah mengubah dari komunikasi dan kolaborasi aktif, seperti tatap muka, menyentuh bahu orang, menyapa mereka, mengadakan rapat, dan menggantinya dengan model komunikasi yang lebih pasif seperti email dan pesan instan (instant messaging - IM), atau produk-produk kolaborasi -- hal-hal semacam itu. Beberapa orang beranggapan bahwa email sangat mengganggu dan IM benar-benar mengganggu, dan hal-hal lain juga sama mengganggunya, tapi mereka mengganggu pada saat yang Anda pilih sendiri dan atas pilihan Anda. Anda dapat keluar dari email, tapi Anda tidak dapat menghindar dari bos Anda. Anda dapat keluar dari IM, tapi Anda tidak dapat menyembunyikan manajer Anda. Anda dapat menjauhi hal-hal tersebut, dan Anda dapat terganggu pada jadwal Anda sendiri, pada waktu Anda sendiri, ketika Anda memiliki waktu, ketika Anda siap lagi. Karena bekerja, seperti tidur, terjadi dalam fase-fase. Sehingga Anda akan mencapai puncak dan melakukan suatu pekerjaan, lalu Anda akan mereda dari melakukan pekerjaan tersebut, dan itu adalah waktu untuk mengecek email, atau mengecek IM. Dan sangat-sangat sedikit hal yang mendesak yang perlu terjadi, dan perlu direspon dalam detik itu juga. Jadi jika Anda adalah manajer, mulailah menganjurkan orang-orang untuk lebih sering menggunakan IM dan email dan hal-hal lain yang bisa orang jauhi dan kembali lagi pada jadwal mereka sendiri.

Dan saran terakhir adalah jika Anda memiliki rapat yang akan datang, jika Anda memiliki kekuatan, batalkan saja, batalkan saja rapat mendatang. Sekarang adalah Jumat -- jadi Senin, biasanya orang ada rapat hari Senin. Batalkan saja. Saya tidak bermaksud untuk memindahkannya, Maksud saya adalah hapus itu dari ingatan, hilangkan rapat itu. Dan Anda akan menemukan bahwa semuanya akan baik-baik saja. Semua diskusi dan keputusan yang Anda pikir harus Anda buat pada satu waktu di jam 9 pada hari Senin. lupakan saja, dan semua akan baik-baik saja. Orang akan memiliki pagi yang lebih terbuka, mereka bisa berpikir, dan Anda akan menemukan bahwa mungkin hal yang Anda pikir harus Anda lakukan, tidak benar-benar harus Anda lakukan.

Jadi itu adalah tiga saran singkat yang ingin diberikan kepada Anda sekalian untuk dipikirkan. Dan saya harap beberapa dari ide-ide tadi cukup provokatif bagi para manajer dan bos dan pemilik bisnis dan organisator dan orang yang bertanggung jawab terhadap orang lain untuk berpikir tentang membiarkan sejenak dan memberikan orang lebih banyak waktu untuk menyelesaikan sesuatu. Dan saya pikir hal tersebut akan terbayar pada akhirnya.

Sumber: TED.com , Jason Fried: Why work doesn’t happen at work

Tidak ada komentar:

Posting Komentar