Masalah Di Dalam Kantor

Gangguan apa yang terjadi di kantor yang tidak terjadi di tempat lain? Di tempat lain, Anda bisa mendapat banyak gangguan, seperti, sebutlah misalnya TV, atau Anda bisa jalan-jalan, atau ke kulkas di ruang bawah, atau tempat tidur Anda, atau apa pun yang Anda inginkan. Dan jika Anda berbicara pada manajer tertentu, mereka akan mengatakan bahwa mereka tidak mau karyawan mereka bekerja di rumah karena gangguan-gangguan tersebut. Mereka juga akan mengatakan -- kadang-kadang mereka juga akan mengatakan, "Ya, jika saya tidak dapat melihat orangnya, bagaimana saya tahu kalau mereka sedang bekerja?" yang tentu saja konyol, tapi itulah alasan yang para manajer berikan. Kita semua harus memperbaiki hal ini. Tapi seringkali mereka akan mengatakan gangguan-gangguan tersebut. "Saya tidak bisa membiarkan seseorang bekerja di rumah. Mereka akan menonton TV. Mereka akan melakukan hal-hal lain." Ternyata hal-hal tersebut bukanlah hal-hal yang benar-benar mengganggu. Karena hal-hal tersebut adalah gangguan sukarela. Anda memutuskan ketika Anda mau terganggu oleh TV. Anda memutuskan ketika Anda mau menyalakan sesuatu. Anda memutuskan ketika Anda mau pergi ke ruang bawah atau pergi jalan-jalan. Di kantor, gangguan yang menyebabkan orang tidak menyelesaikan pekerjaannya kebanyakan tidak sukarela. Jadi mari kita melihat hal-hal tersebut.

Sekarang, manajer-manajer dan bos-bos akan sering berpikir bahwa gangguan sebenarnya dalam bekerja adalah hal-hal seperti Facebook dan Twitter dan Youtube dan situs-situs lain. Bahkan, mereka melakukannya terlampau jauh dengan melarang situs-situs tersebut ketika bekerja. Beberapa dari Anda mungkin bekerja di tempat di mana Anda tidak mendapat akses ke situs-situs tertentu. Apakah ini China? Apa yang terjadi di sini? Anda tidak bisa mengunjungi situs ketika bekerja, dan itu adalah masalahnya, itu mengapa orang-orang tidak dapat menyelesaikan pekerjaan mereka, karena mereka mengunjungi Facebook dan Twitter? Itu adalah hal konyol. Benar-benar parah. Dan hari ini Facebook dan Twitter dan Youtube, hal-hal tersebut adalah istirahat merokok masa kini. Tidak ada orang yang peduli dengan membiarkan orang istirahat merokok selama 15 menit 10 tahun yang lalu, jadi mengapa orang ambil pusing dengan orang yang membuka Facebook di sana dan di sini, atau Twitter di sana dan di sini, atau Youtube di sana dan di sini? Hal tersebut bukanlah masalah yang sesungguhnya di kantor.

Masalah yang sesungguhnya adalah yang disebut sebagai M&M manajer-manajer dan rapat-rapat (meetings). Itulah masalah yang sesungguhnya dalam kantor modern hari ini. Dan ini mengapa pekerjaan tidak selesai di tempat kerja, karena M&M itu tadi. Hal yang menarik adalah, jika Anda mendengarkan tempat-tempat yang orang katakan untuk mengerjakan sesuatu -- seperti di rumah, atau di mobil, atau di pesawat, atau larut malam, atau pagi buta -- Anda tidak menemukan manajer dan rapat; Anda menemukan banyak gangguan lain, tapi Anda tidak menemukan manajer dan rapat. Jadi dua hal tersebut adalah hal yang tidak akan Anda temui di mana pun, kecuali di kantor. Dan manajer pada dasarnya adalah orang yang pekerjaannya adalah untuk mengganggu orang lain. Itulah kegunaan dari manajer, mereka mengganggu orang lain. Mereka tidak benar-benar bekerja, jadi mereka harus memastikan orang lain melakukan pekerjaannya, ini gangguan. Dan kita memiliki banyak manajer di dunia sekarang. Dan banyak orang di dunia sekarang. Dan banyak gangguan di dunia karena manajer-manajer tersebut. Mereka harus mengecek: "Hei, bagaimana itu berjalan? Tunjukkan padaku apa yang terjadi," dan hal-hal semacamnya. Dan mereka tetap mengganggu Anda pada waktu yang salah, ketika Anda benar-benar mencoba melakukan sesuatu yang mereka membayar Anda untuk melakukannya, mereka cenderung untuk mengganggu Anda.

Itu sangat buruk. Tapi yang lebih buruk lagi adalah hal yang manajer-manajer paling sering lakukan, yang disebut sebagai rapat. Rapat hanyalah racun, mengerikan, hal yang beracun sepanjang hari di tempat kerja. Kita semua tahu. Dan Anda tidak pernah melihat ada rapat mendadak yang diatur oleh karyawan; bukan begitu cara kerjanya. Manajer-manajer lah yang mengatur rapat, jadi karyawan-karyawan bisa berkumpul bersama, dan hal yang luar biasa mengganggu bagi orang -- adalah dengan mengatakan, "Hei lihat, kita akan mengumpulkan 10 orang bersama sekarang dan mengadakan rapat. Saya tidak peduli apa yang Anda lakukan. Anda harus menghentikan apa yang Anda lakukan sehingga Anda dapat menghadiri rapat ini." Maksud saya, bagaimana dengan kesempatan ketika 10 orang harus berhenti? Bagaimana jika mereka sedang memikirkan masalah yang penting? Bagaimana jika mereka sedang mengerjakan hal penting? Secara tiba-tiba Anda menyuruh mereka berhenti melakukannya untuk melakukan hal lain. Jadi mereka pergi ke ruang rapat, bersama-sama, dan mereka membicarakan hal yang biasanya tidak terlalu penting. Karena rapat bukanlah bekerja. Rapat adalah tempat untuk membicarakan sesuatu yang akan Anda lakukan nanti.

Tapi rapat juga prokreasi. Jadi satu rapat cenderung menjadi rapat lain dan menjadi rapat lainnya lagi. Sering terlalu banyak orang yang menghadiri rapat, dan rapat sangat-sangat mahal untuk organisasi. Perusahaan sering berpikir satu jam rapat sebagai satu jam rapat, tapi itu tidak benar, kecuali hanya ada satu orang dalam rapat tersebut. Jika ada 10 orang dalam rapat, itu berarti 10 jam rapat, bukan satu jam rapat. 10 jam produktif diambil dari organisasi untuk melakukan satu jam rapat, yang mungkin bisa dilakukan oleh dua atau tiga orang yang membicarakannya selama beberapa menit saja. Tapi daripada seperti itu, jadwal rapat selalu panjang, karena rapat dijadwalkan sesuai dengan cara kerja piranti lunak, di mana rapat menjadi 15 menit, atau 30 menit, atau satu jam. Anda tidak menjadwalkan delapan jam rapat dengan Outlook. Anda tidak bisa. Saya bahkan tidak tahu jika Anda bisa. Anda bisa menjadwalkan 15 menit atau 30 menit atau 45 menit atau satu jam. Dan kita cenderung untuk mengisi waktu-waktu tersebut padahal seharusnya bisa dilakukan secara sangat cepat.

Sumber: TED.com , Jason Fried: Why work doesn’t happen at work